Datenschutzerklärung der Volkshochschule Rodgau

1. Allgemeines

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“. (Art. 4, Abs. 1 DSGVO).

Auf den Schutz von personenbezogenen Daten legt die Volkshochschule Rodgau großen Wert. Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Hessischen Datenschutz und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) sowie dem Telemediengesetz (TMG). Alle Mitarbeitenden der VHS sowie die sorgfältig ausgewählten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet worden.

2. Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Stadt Rodgau
Hintergasse 15
63110 Rodgau

Telefon: 06106 693-0
E-Mail: stadt@rodgau.de

Datenschutzbeauftragter der Stadt Rodgau:

SDS Schüllermann Dataservice GmbH
Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@rodgau.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 Kursanmeldung, Online-Kursbuchung und Online-Registrierung
Zum Zweck der Durchführung von Kursbuchungen (Anbahnung, Abschluss, Abwicklung und Rückabwicklung) und für die damit verbundenen Servicedienste (z.B. Sicherstellung der zwischen Ihnen und uns bestehenden Korrespondenz) erheben, speichern und verarbeiten wir während des Anmelde-, Bestell- und Buchungsvorgangs sowie auch zur Eröffnung eines Online-Accounts personenbezogene Daten.

Die bei der Online-Kursbuchung oder Online-Registrierung abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit b) DSGVO). Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten und freiwillig anzugebenden statistischen Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum sowie ggf. Ermäßigungsnachweis) kann kein Vertrag geschlossen werden.

Die Abfrage Ihrer Telefonnummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse auf Grundlage des Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO, um Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können.

Ohne Ihre Einwilligung wird die VHS Rodgau Ihre personenbezogenen Daten nicht für Zwecke der Werbung oder Meinungsforschung nutzen. 

Die Nichtangabe von freiwilligen Daten, z.B. das Geburtsjahr hat keine Auswirkungen. Wir erheben diese Angaben ausschließlich für statistische Zwecke oder um unser Angebot zu optimieren. Ein Rückschluss auf Ihre Person ist nicht möglich. 

Durch Angabe von IBAN, Name und Vorname sowie Adresse der kontoinhabenden Person in der bereitgestellten Online-Option sowie zusätzlich durch das freiwillige aktive Ausfüllen eines SEPA-Lastschriftmandates, nehmen Sie an dem Lastschriftverfahren teil. Wenn Sie uns die erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie erhalten eine Rechnung zzgl. Verwaltungsgebühren.

Alle Teilnehmenden mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten nach Kursende eine E-Mail mit einem Evaluationsfragebogen, den sie anonym ausfüllen können. Als Rechtsgrundlage dient der zugrundeliegende Schulungsvertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse zur Qualitätssicherung und zur Verbesserung des Schulungsangebotes und nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Eine Teilnahme ist freiwillig und anonym. Sie können dem Erhalt dieser E-Mail jederzeit gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen.

Allen Teilnehmenden werden entsprechend unserer Teilnahmebedingungen, Teilnahmebestätigungen / Zertifikate über jegliche Versandart (Post, E-Mail, FAX oder ähnliche Services) zugesendet. Dem können Sie selbstverständlich widersprechen. Als Rechtsgrundlage dient der zugrundeliegende Schulungsvertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. 

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister*innen betreut werden. Die Bereitstellung Ihrer Daten durch Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.

Ihre Daten werden bei der Online-Kursbuchung oder -Registrierung unter Verwendung einer Software (SSL) verschlüsselt und sicher übertragen. Sie erkennen dies an dem Symbol eines geschlossenen Vorhängeschlosses in der Adressleiste Ihres Browsers. Unsere Website ist durch technische Maßnahmen gegen Beschädigung, Zerstörung und unberechtigten Zugriff geschützt.

3.2 Anmeldebestätigung per E-Mail
Wir informieren Sie hiermit, dass Sie bei Online-Buchungen oder schriftlicher Anmeldung die Anmeldebestätigung derzeit unverschlüsselt per E-Mail erhalten.

3.3 Buchung mit Gastzugang
Sie können Kurse ohne Registrierung per Gastzugang buchen und bezahlen. Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der notwendigen personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für den vorliegenden Geschäftszweck. Wenn Sie sich ohne Registrierung anmelden, müssen Sie Ihre Daten bei einer nächsten Anmeldung erneut eingeben.

3.4 Buchung als registrierte*r Teilnehmer*in
Mit einem Online-Account können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden und müssen Ihre Daten nicht bei jeder Kursbuchung neu eingeben. Für die erstmalige Online-Registrierung benötigen wir von Ihnen persönliche Angaben, die es uns ermöglichen, die Kursbuchung ordnungsgemäß abzuwickeln (s. Ziffer 3.1). Persönliche Informationen, die Sie uns im Rahmen der späteren Nutzung Ihres Online-Accounts als registrierte*r Benutzer*in übermitteln (z.B. neue Bankverbindungsdaten), verwenden wir ebenfalls zu den oben genannten Zwecken.

 4. Speicherdauer und Löschung
Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung außer ggf. zulässiger, also gewünschter (Post-)Werbung/Teilnahme an Kund*innenumfragen, gesperrt. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung , erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht.

Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktmöglichkeiten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen wird für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert. 

5. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Zur Vorbereitung von Kursinhalten und -materialien erhalten die jeweiligen Kursleitungen eine Liste der Teilnehmenden, auf der ausschließlich Ihr Vor- und Nachname vermerkt ist. Wir geben darüber hinaus Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur dann an die jeweilige Kursleitung zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung zwingend erforderlich ist. Dies umfasst z.B. die Kontaktaufnahme für die Terminvereinbarung bei Einzelunterricht sowie bei sehr kurzfristigen Änderungen (z.B. erforderliche Raumänderungen).

Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung. Für die Teilnahme an Integrationskursen müssen wir Ihren Namen und erforderliche Kontaktdaten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.

Eine Weitergabe Ihrer Daten kann grundsätzlich an Partnerunternehmen der VHS erfolgen, soweit dies zur Abwicklung unserer Vertragsbeziehung erforderlich ist:

Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dienstleistern ausschließlich zur Vertragserfüllung verwendet und nicht weitergegeben werden.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weitergegeben, wenn wir dazu gesetzlich oder durch Gerichtsbeschluss berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. bei Strafverfahren) oder Sie uns zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt haben. 

6. Kontaktaufnahme
Sie können für Anfragen unser Online-Kontaktformular nutzen, das SSL-verschlüsselt ist und somit auf dem Übertragungsweg vor dem Zugriff Dritter gesichert ist.

Wenn Sie uns eine E-Mail oder eine Nachricht per Kontaktformular senden, so erheben, speichern und verarbeiten wir Ihre Daten nur, soweit dies für die Abwicklung Ihrer Anfragen und für die Korrespondenz mit Ihnen erforderlich ist. Wir behandeln Ihre Daten entsprechend den Bestimmungen des Datenschutzrechts und treffen generell größtmögliche Vorkehrungen für deren Sicherheit.

Informationen, die Sie per elektronischer Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir die Nachricht auf konventionellem Postweg an uns zu senden. 

Wir setzen Filter gegen unerwünschte Werbung („Spam-Filter“) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme („Viren“) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

7. Technische Umsetzung der Website
Unser Web-Server und das Content Management System wird durch © 2022 Kubus Software GmbH betrieben. 
Die Gestaltung, Umsetzung und Funktionalität der Website erfolgt ebenfalls durch © 2022 Kubus Software GmbH sowie die vhs Rodgau.

8. Protokollierung
Wenn Sie unsere Internetseiten aufrufen, werden über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Web-Server übermittelt. Es handelt sich hierbei nicht um eine spezifische Funktion unserer Website, denn diese Daten werden ebenso beim Zugriff auf jede andere Website im Internet generiert. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Web-Server aufgezeichnet:

Wenn Sie die Verbindung zur Website beenden, ist auch die Aufzeichnung beendet. Die aufgezeichneten Daten werden nicht auf unserem Web-Server gespeichert.

9. Cookies
Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns lediglich Session-Cookies (kleine Dateien) genutzt auf Ihrer Festplatte mit einer Gültigkeitsdauer von 6 Monaten ab Ihrem letzten Besuch auf unserer Website gespeichert. Wir verwenden diese ausschließlich dazu, Sie bei diesem und weiteren Besuchen unserer Website zu identifizieren. Cookies bieten u.a. den Vorteil, dass Sie in bestimmte Formulare Ihre persönlichen Daten nicht immer neu eingeben müssen. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. 

Folgende Dienste sind allerdings nur nutzbar, wenn Sie uns die Möglichkeit zur Speicherung von
Cookies geben: 

Alle übrigen Session-Cookies werden beim Schließen des Browsers bzw. vom Webserver selbständig nach Ablauf der Session gelöscht. Wir verwenden keine persistenten Cookies.

10. Links zu anderen Webseiten
Wenn wir Links zu Webseiten anderer Organisationen bereitstellen, gilt diese Datenschutzerklärung nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Organisation. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzhinweise auf den anderen von Ihnen besuchten Webseiten zu lesen.

11. Ihre Betroffenenrechte
Das Datenschutzrecht gewährt Ihnen eine Reihe sogenannter Betroffenenrechte, auf die wir Sie an dieser Stelle hinweisen:

11.1 Auskunftsrecht Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden.

11.2 Berichtigungsrecht Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, dass Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigt werden.

11.3 Recht auf Löschung Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht, dass Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.

11.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.

11.5 Recht auf Übertragbarkeit Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

11.6 Widerruf der Einwilligung Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

11.7 Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

Ist die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) erforderlich, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu.

11.8 Beschwerderecht Art. 77 DSGVO

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.